W związku z rozprzestrzenianiem się w Polsce koronawirusa SARS-COV-2, który wywołuje chorobę COVID-19 wiele firm działających w obszarze IT, w tym nasza, zmuszone były przełączyć się w tryb pracy zdalnej. Jak wygląda taka praca w obecnej sytuacji i z jakich narzędzi warto korzystać, by ją usprawnić?
Firmy, które działają w obszarze webu do swojej pracy w zasadzie potrzebują jedynie komputera i dostępu do Internetu. Sprawa komplikuje się jednak wraz ze wzrostem liczby pracowników, warto wtedy pomyśleć o odpowiednim doborze narzędzi.
Co więc potrzebujemy do efektywnego przejścia w tryb pracy zdalnej?
- przede wszystkim należy zadbać o wygodną komunikację wewnątrz zespołu i poza nim, np. z Klientami.
- powinniśmy pomyśleć również o swobodnym tworzeniu i współdzieleniu dokumentów,
- musimy mieć możliwość przechowywania plików i udostępniania ich innym.
W naszej firmie do utrzymywania własnej dokumentacji, współpracy i wymiany informacji używamy narzędzi firmy Atlassian (np. Confluence i Jira) postawionych na osobnych serwerach i ukrytych w sieci prywatnej (VPN), ale większość z Was nie potrzebuje takiej ochrony w swoich firmach i śmiało może korzystać z szeroko dostępnych, popularnych w sieci rozwiązań.
Poniżej lista wybranych narzędzi, które wspomogą pracę zdalną
Slack
Slack to prawdopodobnie najpopularniejsza aplikacja służąca do komunikacji w firmach na całym świecie. Tworzymy wygodne kanały rozmów, dajemy dostęp naszym pracownikom i w szybki sposób możemy zorganizować całą komunikację z pracownikami w ramach firmy.
Alternatywa: Microsoft Teams, Discord.
Zoom
Gdy potrzebujemy przeprowadzić wideokonferencję, spotkanie pracowników, czy rozmowę z klientem lub rozmowę głosową, to Zoom staje się niezastąpiony. Działa w formie aplikacji na najpopularniejsze platformy, jak również w wersji web
Alternatywa: Skype, Google Hangouts, Facebook Messenger.
Google Drive
Google Drive, to jeden z najpopularniejszych narzędzi do przechowywania plików. W łatwy sposób zapiszesz tu potrzebne dane, dokumenty, zdjęcia i udostępnisz je wewnątrz zespołu lub swoim Klientom do wglądu.
Alternatywa: Dropbox, Microsoft One Drive.
Google Docs
Fantastyczne narzędzie do tworzenia dokumentów, formularzy, czy arkuszy kalkulacyjnych. Wygodne funkcje pracy grupowej i łatwość udostępniania tak stworzonych dokumentów usprawnia pracę z nimi.
Alternatywa: Office 360, Dropbox do prostych dokumentów, Confluence.
Trello
W zespole, zwłaszcza większym, nie może zabraknąć rozwiązania do zarządzania zadaniami i współpracą pomiędzy pracownikami. To jedno z popularniejszych bezpłatnych narzędzi do tego celu na rynku, z powodzeniem korzystają z niego małe i duże firmy.
Harmonizely
To świetne narzędzie do umawiania się na spotkania, np. rozmowę online z klientem. Ustawiamy w aplikacji dostępne terminy, dni i godziny, umożliwiamy pozostawienie namiarów na siebie. Użytkownik wchodzi na specjalnie przygotowaną stronę, na której wybiera dzień oraz dostępną godzinę spotkania, która mu odpowiada. Powiadomienia o wybranej rozmowie wpływają na maila. W naszej firmie wykorzystujemy je do umawiania rozmów na temat migracji.
Alternatywa: Facebook (np. Fanpage + Messenger).
Odpowiednio dobrane narzędzia ułatwiające pracę, na pewno poprawią produktywność zespołu i wspomogą organizację pracy. W sytuacji, w jakiej wszyscy się obecnie znajdujemy poszukiwanie rozwiązań, które wspomagają produktywność i szukają nowych sposobów kontaktu z Klientami stały się koniecznością. Jeżeli macie jakieś swoje propozycje takich narzędzi, dajcie znać w komentarzach, na pewno przydadzą się innym, tym bardziej, że każda branża jest inna i korzysta z innych narzędzi.
#zostańWDomu i pracuj zdalnie. Uważajcie na siebie i pamiętajcie o zachowaniu właściwych środków bezpieczeństwa, unikajcie kontaktu bezpośredniego i często myjcie ręce.
Czy Zoom pozwala na share’owanie ekranu komputera wszystkim uczestnikom spotkania (gdy jest ich 5-6)? Patrzę na ofertę i nie mogę tego znaleźć, jakoś dziwnie rozpisana.
Korzystaliśmy w 6 osób ze sharowania obrazu i działało bez problemu.