Jeśli reguły pocztowe działają tylko czasami, najpierw ustal, czy wykonuje je serwer pocztowy, czy aplikacja na komputerze. Następnie sprawdź kolejność reguł, ich warunki i aktywność oraz to, czy wcześniejsza reguła nie zmienia wiadomości.
Spis treści
Reguła serwerowa a reguła lokalna
Reguła serwerowa jest wykonywana przez serwer pocztowy. Może działać także wtedy, gdy Outlook, Apple Mail, Thunderbird lub inny program na komputerze jest zamknięty. Jej działanie zależy jednak od funkcji udostępnianych przez dostawcę poczty.
Reguła lokalna jest wykonywana przez aplikację pocztową na urządzeniu. Zwykle wymaga, aby program był uruchomiony i miał dostęp do skrzynki. Po zamknięciu aplikacji takie sortowanie, przekazywanie, usuwanie lub oznaczanie wiadomości może się zatrzymać.
To rozróżnienie jest najważniejszym testem diagnostycznym. Jeśli reguła działa tylko przy otwartym programie, prawdopodobnie jest lokalna. Jeśli działa również po zamknięciu aplikacji, może być obsługiwana po stronie serwera.
Sprawdź, czy reguła jest aktywna
- Otwórz listę reguł w używanym kliencie pocztowym.
- Sprawdź, czy dana reguła jest włączona. Nieaktywna reguła nie wykona żadnej akcji, nawet jeśli jej warunki są poprawne.
- Sprawdź, czy reguła nie została wyłączona po zmianie konta, folderu lub ustawień aplikacji.
- Uruchom ją na nowej, testowej wiadomości. Nie używaj od razu ważnej korespondencji, jeśli reguła usuwa albo przekazuje wiadomości.
W wielu przypadkach problemy z regułami wynikają z ich wyłączenia, błędnej kolejności albo warunków, które nie pasują do wiadomości. Te przyczyny są opisywane także w materiałach dotyczących niedziałających reguł Outlooka i filtrów poczty: Serverman oraz Unifiedesk.
Sprawdź kolejność reguł
Reguły są często wykonywane w określonej kolejności. Wcześniejsza reguła może przenieść wiadomość do innego folderu, oznaczyć ją, przekazać dalej albo usunąć. Wtedy następna reguła może nie znaleźć wiadomości w oczekiwanym stanie.
- Przenieś regułę testową wyżej na liście.
- Wyłącz na chwilę reguły, które przenoszą, usuwają lub przekazują te same wiadomości.
- Wyślij jedną wiadomość spełniającą tylko jeden warunek.
- Włączaj pozostałe reguły pojedynczo i sprawdzaj wynik po każdym teście.
Taki test pozwala ustalić, czy problem powoduje kolejność, czy konflikt między regułami. Materiały o regułach Outlooka wskazują kolejność i wzajemne działanie reguł jako typowe obszary diagnostyki: Technobezz.
Usuń konfliktujące lub zbyt wąskie warunki
Reguła może nie zadziałać, gdy zawiera kilka warunków, których wiadomość nie spełnia jednocześnie. Przykładowo, wiadomość musi pasować do nadawcy, tematu i dodatkowego warunku, aby uruchomiła się akcja. Również podobne reguły mogą wykonywać różne akcje dla tej samej wiadomości.
- Zostaw jeden łatwy do sprawdzenia warunek, na przykład konkretny nadawca lub fragment tematu.
- Przetestuj regułę na wiadomości spełniającej ten warunek.
- Dodawaj kolejne warunki pojedynczo.
- Jeśli reguła przestaje działać po dodaniu warunku, sprawdź właśnie ten element.
Przy diagnozowaniu filtrów warto rozdzielić warunek od akcji. Najpierw sprawdź, czy wiadomość jest wybierana, a dopiero potem, czy wykonywane jest przenoszenie, przekazywanie, usuwanie lub oznaczanie. Podobne podejście opisano w materiałach o niedziałających filtrach poczty: Unifiedesk.
Sprawdź, czy wiadomość nie została zmieniona wcześniej
Reguła w aplikacji może oczekiwać wiadomości w skrzynce odbiorczej, podczas gdy wcześniejsze przetwarzanie w webmailu przeniosło ją do innego folderu, oznaczyło lub wykonało inną akcję. W takiej sytuacji kolejna reguła może nie znaleźć wiadomości albo nie spełnić warunku.
- Wyłącz reguły w webmailu i w aplikacji komputerowej.
- Wyślij testową wiadomość.
- Sprawdź, gdzie wiadomość trafiła przed wykonaniem kolejnej reguły.
- Włącz jedno źródło reguł, a następnie powtórz test.
Jeśli wiadomość jest przetwarzana najpierw przez webmail, aplikacja lokalna może otrzymać ją już po zmianie. To wyjaśnia sytuację, w której ta sama reguła działa inaczej w webmailu i w programie pocztowym.
Zweryfikuj działanie po stronie serwera
Wykonaj test rozdzielający klienta od serwera:
- Utwórz prostą regułę dla wiadomości testowej.
- Zamknij wszystkie aplikacje pocztowe na komputerze.
- Wyślij wiadomość z innego adresu.
- Sprawdź wynik w webmailu lub po ponownym otwarciu aplikacji.
Jeśli akcja wykonała się przy zamkniętej aplikacji, reguła mogła zostać wykonana przez serwer. Jeśli nie, sprawdź, czy reguła jest lokalna albo czy dostawca poczty obsługuje użyty warunek i akcję. Dostawca może ograniczać dostępne funkcje reguł, dlatego nie każdą akcję z programu komputerowego da się wykonać po stronie serwera. Różnice między regułami lokalnymi i serwerowymi są także omawiane w poradnikach dotyczących Outlooka i Apple Mail: Serverman oraz MacUncle.
Co zrobić, jeśli reguła nadal nie działa
- Utwórz nową, prostą regułę zamiast rozbudowywać wadliwą konfigurację.
- Przetestuj osobno sortowanie, przekazywanie, usuwanie i oznaczanie.
- Sprawdź folder docelowy, ponieważ wiadomość mogła zostać przeniesiona zgodnie z regułą.
- Wyłącz reguły powodujące konflikt i włączaj je po jednej.
- Przed zmianą reguł usuwających lub przekazujących wiadomości zachowaj kopię ważnej korespondencji i przetestuj zmianę na nieistotnej wiadomości.
Najpierw ustal miejsce wykonywania reguły, potem sprawdź jej aktywność i warunki. Na końcu przeanalizuj kolejność oraz wcześniejsze przetwarzanie wiadomości. Taka kolejność testów pozwala rozdzielić problem aplikacji od działania serwera pocztowego.