Spis treści
Kiedy KSeF jest obowiązkowy dla najmniejszych firm
Terminy wprowadzania obowiązku KSeF zależą od wielkości i obrotu firmy. Oficjalny poradnik „Krok po kroku – jak uzyskać dostęp do KSeF” dla JDG i MŚP wskazuje, że duże firmy zostały objęte obowiązkiem wcześniej, a mniejsze podmioty, w tym jednoosobowe działalności, wchodzą do systemu etapami aż do 2027 roku. Dla najmniejszych przedsiębiorców, których sprzedaż dokumentowana fakturami nie przekracza określonego progu, przewidziano późniejszy termin pełnego obowiązku.
To oznacza, że nawet jeżeli Twoja działalność jest niewielka i wystawiasz tylko kilka faktur miesięcznie, KSeF w końcu będzie dotyczył również Ciebie. Warto więc przygotować się wcześniej, aby uniknąć nerwowego wdrażania systemu w ostatniej chwili, kiedy wszyscy będą robić to jednocześnie.
Jak uzyskać dostęp do KSeF jako JDG
Dobra wiadomość jest taka, że jako jednoosobowa działalność gospodarcza nie musisz składać skomplikowanych wniosków, aby uzyskać dostęp do KSeF. Wystarczy posiadać NIP i skorzystać z jednego z dostępnych sposobów logowania, na przykład Profilu Zaufanego lub podpisu kwalifikowanego. Po uwierzytelnieniu możesz od razu korzystać z Aplikacji Podatnika KSeF lub innych narzędzi Ministerstwa Finansów.
W praktyce proces wygląda tak, że wchodzisz na stronę KSeF, wybierasz odpowiednie narzędzie, logujesz się i potwierdzasz, że działasz jako przedsiębiorca. Nie musisz osobno zakładać konta dla firmy, ponieważ system rozpoznaje Cię po numerze NIP powiązanym z Twoją działalnością. Dzięki temu pierwsze logowanie zajmuje zwykle tylko kilka minut.
Jakie narzędzia mała firma może wybrać
Mała firma lub JDG ma do dyspozycji kilka prostych narzędzi: Aplikację Podatnika KSeF, aplikację mobilną KSeF oraz e-mikrofirmę w e-Urzędzie Skarbowym. Są to rozwiązania bezpłatne, przeznaczone właśnie dla przedsiębiorców, którzy nie korzystają na co dzień z rozbudowanych systemów finansowo-księgowych. Pozwalają wystawiać i odbierać pojedyncze faktury w sposób ręczny, ale w pełni zgodny z przepisami.
Jeżeli korzystasz z programu do fakturowania, warto sprawdzić, czy posiada on integrację z KSeF. Wiele takich narzędzi pozwala wystawiać fakturę tak samo jak do tej pory, a następnie wysyła ją do KSeF w tle. W takim scenariuszu Twoja codzienna praca prawie się nie zmienia, a o część techniczną dba dostawca oprogramowania.
Jak zorganizować wystawianie i odbieranie faktur w małej firmie
Przy niewielkiej liczbie dokumentów najprostszym rozwiązaniem jest ręczna obsługa faktur, czyli samodzielne wystawianie ich w aplikacji i sprawdzanie zakładki „Otrzymane faktury” raz na jakiś czas. Eksperci wskazują, że przy kilku fakturach miesięcznie nie ma sensu od razu inwestować w rozbudowane integracje, o ile nie masz specjalnych wymagań. Wystarczy wypracować prosty nawyk, na przykład sprawdzania nowo otrzymanych faktur przed zamknięciem miesiąca.
Jeżeli współpracujesz z biurem rachunkowym, możesz nadać mu odpowiednie uprawnienia w KSeF, aby to księgowa pobierała i księgowała faktury. Wtedy Twoim głównym zadaniem będzie pilnowanie, aby wszystkie sprzedażowe faktury trafiły do systemu, a dokumenty kosztowe były prawidłowo przypisane do firmy. Dobrą praktyką jest krótkie spisanie zasad współpracy z księgowym, żeby obie strony wiedziały, kto za co odpowiada.
Jak uniknąć najczęstszych problemów przy wdrożeniu KSeF w JDG
W rozmowach z ekspertami pojawia się kilka typowych błędów popełnianych przez najmniejsze firmy. Pierwszy to odkładanie tematu KSeF na ostatni moment, co kończy się chaotycznym wdrażaniem tuż przed datą obowiązku. Drugi to brak decyzji, z jakiego narzędzia będziesz korzystać na co dzień, co powoduje skakanie między kilkoma aplikacjami i dodatkowy bałagan.
Trzeci problem to brak współpracy z biurem rachunkowym przy ustalaniu procesu, przez co część faktur trafia tylko do KSeF, a część wciąż krąży jako PDF w mailach. Aby tego uniknąć, warto już na początku umówić się, że wszystkie sprzedażowe faktury wystawiasz w KSeF, a odbiór dokumentów kosztowych organizujesz w jednym narzędziu, które jest wygodne zarówno dla Ciebie, jak i dla księgowego.
