Przejrzyste warunki w ofercie to fundament udanej współpracy. Aby nie dochodziło do nieporozumień, wszystkie elementy oferty powinny być możliwie szczegółowo doprecyzowane oraz przedstawione w czytelny i klarowny sposób. Często zdarza się, że drobny druczek, którego nie sposób dojrzeć, jest gwoździem do trumny współpracy. Między innymi z takim problemem spotkała się firma Ordynatka, co skłoniło ją do poszukiwania innego usługodawcy.
O firmie
Ordynatka Sp. z o.o. oferuje system zarządzania biurami rachunkowymi. Powstał przy współpracy ze społecznością kilkudziesięciu firm księgowych i cały czas jest rozwijany, aby sprostać oczekiwaniom Klientów. Jego podstawowym założeniem jest prostota i czytelność. Ordynatka Sp. z o.o. utrzymuje około 90 skrzynek pocztowych swoich pracowników.
Poprzedni usługodawca
Przed migracją do dhosting.pl Spółka Ordynatka korzystała z usług dwóch innych dostawców hostingu. Firma używa usługi do wysyłania wiadomości seryjnych (powiadomienia, faktury), które często traktowane są z dużą podejrzliwością przez systemy odbiorców (potencjalny spam). U poprzednich dostawców taki tryb pracy wiązał się z problemami z dostarczalnością wiadomości poprzez klasyfikacje korespondencji jako mało wiarygodną, co powodowało odrzucanie wiadomości przez skrzynki odbiorców. Aby uniknąć takich niedogodności w przyszłości potrzebowali obsługi współczesnych standardów uwiarygadniających (SPF, DKIM) i dostępu do logów serwera w sytuacjach, gdy są wątpliwości związane z poprawnością działania.
Dodatkowo Spółka Ordynatka u poprzedniego usługodawcy dysponowała niezbyt przejrzystą ofertą. Spotkała się również z nie do końca uczciwymi praktykami biznesowymi. Usługi, z których korzystała Spółka Ordynatka nie należały do tanich (opłaty opiewały na kwoty ok. 1900 zł rocznie), a liczba kont pocztowych była reklamowana jako „bez limitu”. W rzeczywistości okazało się, że posiadała, m. in. niskie limity liczby wysyłanych wiadomości czy ograniczenia liczby skrzynek pocztowych poprzez narzucenia minimalnej wielkość skrzynki, co przekładało się w praktyce na możliwość utworzenia ograniczonej liczby kont pocztowych w ramach usługi. Spółka Ordynatka chciała wyjaśnić tę kwestię, jednak poprzez złą komunikację z działem obsługi Klienta nie udało się tego zrobić.
| dhosting.pl | Poprzedni usługodawca | |
|---|---|---|
| 2FA (webmail) | ||
| Wysyłka wiadomości | ||
| SLA | ||
| Brak rezerwacji przestrzeni | ||
| Wielkość konta pocztowego | ||
| Minimalna powierzchnia skrzynki | ||
| Maksymalny rozmiar wiadomości | ||
| Bezpłatne udostępnianie logów pocztowych | ||
| Bezpłatne przywracanie backupów | ||
| Bezpłatne wsparcie przy obsłudze |
Wybór usługi Poczty Biznesowej
Na dhosting.pl Spółka Ordynatka trafiła z polecenia innego Klienta. Zdecydowała się na współpracę, jak sama mówi, dzięki kompetentnemu wsparciu Klienta. Konsultanci wsparcia technicznego dysponują wiedzą i możliwościami, aby pomóc od razu, bez przekierowywania zgłoszeń do dalszej analizy. Poprzez migracje do dhosting.pl zostały rozwiązane problemy z dostarczalnością wiadomości, ponieważ serwery pocztowe dhosting.pl szczycą się wysoką reputacją oraz znacznie wyższym limitem bezpieczeństwa dotyczącym wysyłki wiadomości. Ponadto usługa Poczty Biznesowej nie ogranicza liczby skrzynek pocztowych czy ich pojemności zarówno poprzez narzucenie maksymalnej czy minimalnej quoty. Wybór Poczty Biznesowej pozwolił Spółce Ordynatka zmniejszyć koszty utrzymania infrastruktury pocztowej o ok. 1200 zł rocznie.
Migracja infrastruktury pocztowej
Sam proces migracji przebiegł bardzo sprawnie. Konsultanci zespołu migracyjnego omówili kwestie związane z przekierowaniem domen oraz uniknięciem przestojów. Po otrzymaniu od Ordynatki listy kont mailowych do importu, została rozpoczęta migracja. W ciągu kilku godzin utworzono skrzynki pocztowe i przeniesiono wszystkie wiadomości. Zmigrowanie infrastruktury pocztowej Spółki na serwery dhosting.pl pozwoliło jej na większą automatyzację procesów związanych z zarządzaniem skrzynkami pocztowymi. Dzięki API administrator systemu Ordynatka usprawnił m.in. proces aktywacji skrzynek pocztowych – tworzą się one automatycznie przy stawianiu nowego systemu zarządzania dla biura rachunkowego. Dzięki temu firma zyskuje aż kilka godzin przy procesie wdrożenia.
Konfiguracja z zewnętrznym klientem pocztowym
Pracownicy Spółki używają głównie webmaila dpoczta.pl do weryfikacji poprawności działania usług pocztowych. Wszystkie skrzynki pocztowe zostały skonfigurowane z zewnętrznymi Klientami pocztowymi bez najmniejszych komplikacji za pomocą protokołu SMTP.
Do dhosting.pl przeszedłem ok. pół roku temu i zaczynam zapominać, że z dostarczaniem maili mogą być problemy. Wcześniej próbowaliśmy utrzymywać własny serwer pocztowy oraz korzystać z usług dwóch innych dostawców. Pierwsze wymagało zbyt wiele pracy, drugie zbyt wiele nerwów. Firmę polecił mi ktoś, kto przeszedł podobną drogę. Szkoda, że nie rok wcześniej. Wisienką na torcie jest dla mnie możliwość zarządzania kontami poczty za pomocą poleceń z konsoli – sporo zaoszczędzonych godzin. Usługę polecam. Niedługo zaczynam nowy projekt, gdzie wymagania do wiarygodności poczty są wysokie i nie mam żadnych wątpliwości jaką usługę wybrać. – Adam Krywko, twórca systemu do zarządzania biurami rachunkowymi „Ordynatka”.