Spis treści
Co to znaczy „odebrać fakturę” w KSeF
Odebranie faktury w KSeF nie polega już na otwarciu maila z załącznikiem PDF, tylko na pobraniu lub wyświetleniu dokumentu zapisanego w centralnym systemie Ministerstwa Finansów. Od 1 lutego faktury możesz odbierać nawet wtedy, gdy sam nie wystawiasz ich w KSeF, ale Twój kontrahent korzysta z tego systemu. Dzięki temu wszystkie dokumenty kosztowe są zgromadzone w jednym miejscu, co ułatwia księgowanie i kontrolę wydatków.
Jakie narzędzia możesz wykorzystać do odbioru faktur
Pierwszym krokiem jest wybór narzędzia, z którego chcesz korzystać na co dzień. Oficjalne instrukcje wskazują, że możesz to zrobić przy użyciu Aplikacji Podatnika KSeF, Aplikacji Mobilnej KSeF oraz e-mikrofirmy dostępnej w e-Urzędzie Skarbowym. Te rozwiązania są bezpłatne i przeznaczone przede wszystkim dla mniejszych firm, które nie mają rozbudowanych systemów księgowych.
Jeżeli korzystasz z komercyjnego programu księgowego, istnieje duża szansa, że ma on wbudowaną integrację z KSeF. W takiej sytuacji program sam loguje się do systemu, pobiera faktury i zapisuje je w swojej bazie, a Ty widzisz je od razu w postaci znanego z wydruku widoku, najczęściej w formacie PDF. Dzięki temu nie musisz osobno logować się do KSeF, aby sprawdzić kosztowe dokumenty.
Logowanie i dostęp do listy faktur
Aby odebrać fakturę, musisz najpierw uzyskać dostęp do KSeF. Dla jednoosobowej działalności i małych firm proces opisany jest w oficjalnym poradniku „Krok po kroku – jak uzyskać dostęp do KSeF”, gdzie znajdziesz informację, że obowiązek korzystania z systemu jest wprowadzany stopniowo w zależności od wielkości przedsiębiorstwa. Po uzyskaniu dostępu logujesz się do Aplikacji Podatnika KSeF lub innego wybranego narzędzia.
W aplikacji znajdziesz sekcję z otrzymanymi fakturami. Przykładowo, programy zintegrowane z KSeF pokazują od razu zakładkę „Otrzymane faktury”, w której zgromadzone są wszystkie dokumenty wystawione na Twoją firmę. Dzięki temu nie musisz szukać każdej faktury osobno w skrzynce mailowej, wystarczy wejść w jedno miejsce.
Odbieranie faktury przez Aplikację Podatnika KSeF
W Aplikacji Podatnika KSeF po zalogowaniu możesz wybrać zakładkę z fakturami otrzymanymi i skorzystać z filtrów. Możliwe jest wyszukiwanie po NIP sprzedawcy, dacie wystawienia lub numerze KSeF, który jest unikalnym identyfikatorem dokumentu w systemie. To znacznie ułatwia odnalezienie konkretnej faktury, na przykład za telefon czy paliwo.
Po znalezieniu faktury możesz ją wyświetlić i pobrać. System zapisuje fakturę w formacie XML, ale większość narzędzi tworzy od razu wizualizację, czyli czytalną wersję przypominającą klasyczną fakturę PDF. Dzięki temu nie musisz rozumieć struktury technicznej dokumentu, a po prostu widzisz znajomy układ pól i kwot.
Odbieranie faktury za pomocą linku lub kodu QR
Część wystawców udostępnia odbiór faktury przez link lub kod QR. W takim przypadku możesz wejść w podany adres lub zeskanować kod, aby przejść do wizualizacji dokumentu. Instrukcje poświęcone KSeF wskazują, że jest to jedna z dopuszczalnych metod, która nie wymaga samodzielnego wyszukiwania faktury w systemie. To praktyczne rozwiązanie na przykład przy zakupach w sklepie internetowym.
W tle i tak korzystasz z danych z KSeF, ponieważ link kieruje do faktury zapisanej w systemie. Tego typu rozwiązania są szczególnie wygodne dla mniejszych firm, które nie chcą na co dzień logować się do wielu aplikacji, a potrzebują jedynie pobrać konkretny dokument. Ważne, aby takie linki przechowywać w bezpieczny sposób.
Odbieranie faktury w trybie anonimowym
Niektóre instrukcje opisują także możliwość pobrania faktury w trybie anonimowym, czyli bez logowania, pod warunkiem podania wymaganych danych dokumentu. W takich sytuacjach podajesz na przykład numer KSeF, NIP sprzedawcy oraz datę wystawienia faktury, aby system mógł ją odnaleźć. To przydatne rozwiązanie, gdy chcesz jednorazowo pobrać fakturę, a nie masz lub nie chcesz używać konta w systemie.
Tryb anonimowy ma jednak swoje ograniczenia. Z reguły nie pozwala na przegląd całej historii dokumentów, a jedynie na wyświetlenie konkretnego, poprawnie zidentyfikowanego dokumentu. Dlatego w codziennej pracy firm wygodniejsze jest korzystanie z zalogowanego dostępu, który pokazuje pełną listę faktur.
Automatyczne pobieranie faktur przez program księgowy
Jeżeli korzystasz z programu księgowego lub elektronicznego obiegu dokumentów, możesz zlecić mu automatyczne pobieranie faktur. Program loguje się wówczas do KSeF, korzystając z tokenu lub certyfikatu, wysyła zapytanie o dokumenty za dany okres lub od konkretnego kontrahenta, a następnie pobiera pliki XML i tworzy ich wizualizacje. Dzięki temu faktury od razu pojawiają się w systemie księgowym i mogą być zaksięgowane.
Taki sposób pracy wymaga wcześniejszego poprawnego skonfigurowania uprawnień oraz integracji, ale w codziennej praktyce oszczędza bardzo dużo czasu. Nie musisz ręcznie pobierać każdej faktury z KSeF, ponieważ system robi to cyklicznie lub na Twoje żądanie. To rozwiązanie szczególnie polecane biurom rachunkowym i firmom, które wystawiają oraz otrzymują dużo faktur.
