Spis treści
Czym jest załącznik do faktury w KSeF
Załącznik do faktury w KSeF to dodatkowa część faktury ustrukturyzowanej, zapisana technicznie jako dodatkowy fragment danych w pliku XML, a nie osobny plik PDF lub skan. Oznacza to, że nie dołączasz już pliku Word czy zdjęcia, tylko umieszczasz treść załącznika w specjalnej sekcji faktury, zgodnie ze schemą logiczną KSeF. Takie rozwiązanie powstało z myślą o dokumentach, które wymagają bardziej szczegółowego rozbicia danych, na przykład rozliczeń mediów czy rozbudowanych zestawień.
Kto może wystawiać faktury z załącznikiem
Nie każda firma może od razu wysyłać do KSeF faktury z załącznikiem. Zanim zaczniesz korzystać z tej funkcji, musisz złożyć specjalne zgłoszenie, w którym informujesz o zamiarze przesyłania faktur z załącznikiem. Dopiero po pozytywnym rozpatrzeniu tego zgłoszenia system pozwoli na przyjmowanie takich dokumentów.
Jeżeli spróbujesz przesłać do KSeF fakturę z załącznikiem bez wcześniejszego zgłoszenia lub z nieprawidłowo przygotowanym załącznikiem, plik XML zostanie odrzucony. W praktyce oznacza to, że faktura nie uzyska numeru KSeF i będzie traktowana jako niewystawiona w systemie. Dlatego tak ważne jest, aby przed włączeniem tej funkcji upewnić się, że spełnione są wszystkie wymagania formalne.
Jak wygląda załącznik od strony technicznej
Załącznik w KSeF jest zapisany w dedykowanym węźle struktury XML, który musi być zgodny z aktualną wersją schemy, na przykład FA(3). Nie można tam wstawić dowolnego pliku ani formatu, lecz jedynie dane opisane zgodnie z przyjętą strukturą. W praktyce oznacza to, że dla części firm będzie potrzebna aktualizacja programu fakturującego, który obsługuje ten typ dokumentu.
Wprowadzenie załącznika w KSeF ma szczególne znaczenie w branżach, gdzie faktura musi zawierać bardzo dużo pozycji lub dodatkowe zestawienia. Załącznik można wykorzystać między innymi do rozbicia zużycia mediów na punkty poboru lub prezentacji rozbudowanego cennika w ramach jednej faktury. Dzięki temu dane są bardziej przejrzyste, a jednocześnie cały dokument pozostaje w jednym, spójnym pliku.
Jak przygotować firmę do korzystania z załączników
Jeżeli chcesz korzystać z faktur z załącznikiem, zacznij od sprawdzenia, czy Twój program do fakturowania obsługuje tę funkcję oraz aktualną schemę KSeF. W kolejnych krokach warto skonsultować się z biurem rachunkowym lub osobą odpowiedzialną za księgowość, aby upewnić się, że dokumenty z załącznikiem będą poprawnie interpretowane w księgach. Następnie złóż oficjalne zgłoszenie, którego wzór i sposób składania opisują instrukcje Ministerstwa Finansów.
Po akceptacji zgłoszenia możesz wdrożyć nowy proces wewnątrz firmy. Dobrym pomysłem jest przygotowanie krótkiej instrukcji dla pracowników, kiedy i w jakich sytuacjach stosować fakturę z załącznikiem, a kiedy wystarczy zwykła faktura. Pozwoli to uniknąć niepotrzebnego komplikowania dokumentów oraz ryzyka odrzucenia pliku z powodu nieprawidłowego użycia załącznika.
