Od 23.03.2026 r. wszystkie faktury wystawiane przez dhosting.pl będą przekazywane do Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) – centralnej platformy Ministerstwa Finansów do obsługi faktur elektronicznych. W tym wpisie wyjaśniamy, co konkretnie się zmienia i co warto sprawdzić, jeśli rozliczasz usługi w dhosting.pl na firmę.
Czym jest KSeF?
KSeF (Krajowy System e-Faktur) to rządowy system do wystawiania, odbierania i przechowywania faktur elektronicznych. Każda faktura zarejestrowana w KSeF otrzymuje unikalny numer identyfikacyjny i jest przechowywana przez 10 lat. Od 1 kwietnia 2026 roku dhosting.pl ma obowiązek wystawiania wszystkich faktur za pośrednictwem KSeF.
Co się zmienia na fakturze?
W wiadomości e-mail znajdziesz link do podglądu faktury, a dokument dostępny będzie w dPanelu – bez zmian w dotychczasowym sposobie dostarczania dokumentów. Zmienił się natomiast wygląd samej faktury. Oto nowe elementy, które zobaczysz na dokumencie:
Numer KSeF – unikalny identyfikator nadany fakturze przez system po jej zarejestrowaniu. Potwierdza, że dokument istnieje w bazie Ministerstwa Finansów i jest prawnie skuteczny.
Daty na fakturze – na dokumencie widoczne są cztery daty: data wystawienia faktury, data wystawienia zgodnie z art. 106na ustawy o VAT (czyli moment przetworzenia faktury przez KSeF), data sprzedaży oraz data zapłaty. W standardowych przypadkach część z nich będzie identyczna. Różnice mogą pojawić się przy fakturach wystawionych w trybie offline, gdy moment wystawienia i moment przetworzenia przez KSeF nie pokrywają się.
Kod QR – umożliwia szybką weryfikację faktury bezpośrednio w systemie KSeF. Wystarczy zeskanować go telefonem, aby potwierdzić autentyczność dokumentu. Na fakturach wystawionych w trybie offline pojawi się kod oznaczony jako „offline”, który można zweryfikować przez aplikację Ministerstwa Finansów.
IBAN i SWIFT/BIC – numer rachunku bankowego prezentowany jest teraz w formacie międzynarodowym. Numer rachunku pozostaje bez zmian.
Dodatkowe oznaczenia – w zależności od rodzaju transakcji na fakturze mogą pojawić się kody GTU (oznaczenia grup towarów i usług) oraz oznaczenia procedur podatkowych, takich jak odwrotne obciążenie czy WSTO_EE. Dotyczą one specyficznych przypadków i nie pojawią się na każdej fakturze.
Zmiany w fakturach korygujących i duplikatach
Faktury korygujące – jedna tabela zamiast dwóch
Dotychczas faktura korygująca zawierała dwie osobne tabele – „przed korektą” i „po korekcie”. Zgodnie z wymogami KSeF wszystkie pozycje korygowane prezentowane są teraz w jednej tabeli, gdzie każda pozycja zawiera oznaczenie statusu „przed” przy wartościach sprzed korekty. Zmiana dotyczy wyłącznie prezentacji – zakres informacji pozostaje taki sam.
Koniec not korygujących
W związku z uchyleniem art. 106k ustawy o VAT i wprowadzeniem obowiązkowego KSeF, noty korygujące zostały wycofane z obrotu prawnego. Od 1 lutego 2026 roku wszelkie pomyłki na fakturach wymagają wystawienia faktury korygującej przez sprzedawcę. Jeśli zauważysz błąd na fakturze, skontaktuj się z nami poprzez Helpdesk 24h.
Duplikaty faktur
Wraz z wprowadzeniem KSeF znaczenie duplikatów faktur istotnie maleje. Zarejestrowana faktura powinna być dostępna w systemie i nie powinna zaginąć ani ulec zniszczeniu. Należy jednak pamiętać, że Ministerstwo Finansów jednoznacznie wskazuje, iż KSeF nie służy do archiwizacji dokumentów i nie gwarantuje ich długoterminowego przechowywania. Wizualizacja faktury w formacie PDF pozostaje dostępna w dPanelu w każdej chwili.
Ważne informacje dla firm
Jeśli rozliczasz usługi dhosting.pl na firmę, warto wiedzieć o kilku istotnych kwestiach.
Prawny oryginał faktury jest w KSeF. PDF, który otrzymujesz e-mailem lub pobierasz z dPanelu, to wizualizacja pomocnicza, która jest wygodna do podglądu i archiwizacji, ale formalnym oryginałem dokumentu jest faktura XML zarejestrowana w KSeF. Jeśli Twój system księgowy obsługuje integrację z KSeF, faktury mogą być pobierane automatycznie.
Sprawdź poprawność NIP. Błędny NIP może spowodować, że faktura nie trafi na właściwe konto w KSeF. Dane do faktury zaktualizujesz w dPanelu w sekcji Ustawienia → Mój Profil.
Poinformuj swoją księgowość. Faktury od dhosting.pl będą teraz dostępne w KSeF. Twój księgowy lub biuro rachunkowe może pobierać je bezpośrednio przez integrację z systemem, bez konieczności ręcznego przesyłania plików PDF.
FAQ – najczęstsze pytania
Czy muszę zakładać konto w KSeF?
Jeśli prowadzisz działalność gospodarczą, dostęp do KSeF jest dla Ciebie obowiązkowy od 1 lutego 2026 roku. Logujesz się na ksef.podatki.gov.pl profilem zaufanym, e-dowodem lub przez aplikację mObywatel. Jeśli jesteś klientem indywidualnym – nie musisz robić niczego.
Czy nadal będę otrzymywać faktury e-mailem?
Tak, nadal wysyłamy wiadomość e-mail z linkiem do podglądu faktury. Zmienia się jednak charakter tego dokumentu, Dotychczas przesyłaliśmy fakturę elektroniczną zgodnie z art. 106n ustawy o VAT. Od momentu wdrożenia KSeF przechodzimy na faktury ustrukturyzowane (art. 106na), a PDF wysyłany mailem staje się wyłącznie wizualizacją pomocniczą. Prawnym oryginałem faktury jest dokument zarejestrowany w systemie KSeF.
Co to jest numer KSeF i czy muszę go gdzieś wpisywać?
Numer KSeF to unikalny identyfikator faktury w systemie. Do końca 2026 roku numer faktury nadany przez KSeF należy podawać w plikach JPK VAT. Numer znajdziesz na fakturze w sekcji „Numer KSeF”.
Co zrobić, jeśli faktura zawiera błędne dane?
Skontaktuj się z nami poprzez Helpdesk 24h. Wystawimy fakturę korygującą. Pamiętaj, że po wystawieniu faktury nie ma możliwości jej edycji – jedyną drogą korekty jest faktura korygująca.
Gdzie znajdę swoje faktury, jeśli nie korzystam z KSeF?
Wszystkie faktury dostępne są w dPanelu w sekcji Faktury. PDF możesz pobrać w każdej chwili, niezależnie od KSeF.
Czy kod QR na fakturze jest obowiązkowy?
Tak, kody QR są wymagane przez przepisy ustawy o VAT. Umożliwiają weryfikację autentyczności faktury zarówno online, jak i offline za pomocą aplikacji Ministerstwa Finansów.