Spis treści
Co to jest samofakturowanie
Samofakturowanie to sytuacja, w której fakturę wystawia nie sprzedawca, ale nabywca, oczywiście w imieniu i na rzecz sprzedawcy, na podstawie zawartej między stronami umowy. Nie jest to nowa instytucja, ale w połączeniu z KSeF zyskuje nowe zasady i możliwości, bo taki dokument również powinien być fakturą ustrukturyzowaną, o ile spełnione są warunki korzystania z systemu.
W praktyce samofakturowanie stosuje się tam, gdzie nabywca ma lepszą wiedzę o szczegółach rozliczenia, na przykład przy skupie surowców, rozliczeniu prowizji czy sprzedaży rozliczanej cyklicznie. Zamiast czekać na fakturę od sprzedawcy, nabywca sam wystawia dokument na podstawie uzgodnionych danych i przekazuje go sprzedawcy do akceptacji.
Jak samofakturowanie działa w KSeF
W KSeF zasada ogólna jest taka, że faktura jest wystawiana przez podatnika, którego dotyczy sprzedaż, ale w ramach samofakturowania ta rola przechodzi na nabywcę. Aby nabywca mógł wystawiać faktury w imieniu sprzedawcy w KSeF, sprzedawca musi nadać mu odpowiednie uprawnienia w systemie, zgodnie z rozporządzeniem o korzystaniu z KSeF. Takie uprawnienie pozwala nabywcy technicznie tworzyć i wysyłać e-faktury, które system zapisze jako dokumenty wystawione przez sprzedawcę.
Do tego potrzebna jest też umowa o samofakturowanie zawarta między stronami, w której określa się zasady wystawiania faktur, akceptacji i ewentualnych korekt. Taki dokument jest ważny zarówno z punktu widzenia podatkowego, jak i praktycznego, bo ustala, kto i w jaki sposób odpowiada za poprawność danych na fakturze. KSeF jest tu tylko narzędziem technicznym, ale to umowa wyznacza ramy współpracy.
Wyjątki i wyłączenia z obowiązku KSeF przy samofakturowaniu
Nowe rozporządzenia dotyczące KSeF na 2026 rok przewidują kilka wyjątków, w których faktury wystawiane w ramach samofakturowania nie muszą być wprowadzane do systemu. Dotyczy to między innymi sytuacji, gdy nabywca jest podmiotem zagranicznym bez polskiego NIP i wystawia faktury w ramach samofakturowania na rzecz polskiego podatnika, albo gdy sprzedawca jest takim podmiotem zagranicznym i upoważnia polskiego nabywcę do samofakturowania.
W takich przypadkach dopuszczalne jest wystawianie faktur elektronicznych lub papierowych poza KSeF, mimo że mamy do czynienia z samofakturowaniem. Wynika to z faktu, że system jest co do zasady przeznaczony dla podmiotów posługujących się polskim numerem NIP, a w transakcjach z niektórymi podmiotami zagranicznymi jego stosowanie byłoby utrudnione lub niemożliwe.
Co muszą zrobić strony, żeby korzystać z samofakturowania w KSeF
Pierwszym krokiem jest zawarcie umowy o samofakturowanie, która określi zakres, rodzaj transakcji oraz sposób przekazywania danych do wystawienia faktury. Następnie sprzedawca musi nadać nabywcy uprawnienia w KSeF do wystawiania faktur w swoim imieniu, co odbywa się w zakładce z uprawnieniami, podobnie jak przy nadawaniu dostępu biuru rachunkowemu.
Nabywca musi mieć także dostęp do narzędzia, które pozwoli mu wystawiać faktury w KSeF, na przykład programu księgowego z integracją lub Aplikacji Podatnika KSeF. Po stronie procesu warto ustalić, jak często faktury będą wystawiane, jak sprzedawca będzie je akceptował i w jaki sposób będą weryfikowane dane, aby uniknąć błędów. Dobrą praktyką jest też testowe wystawienie kilku faktur, zanim samofakturowanie stanie się codzienną rutyną.
Na co uważać przy samofakturowaniu w KSeF
Największym ryzykiem przy samofakturowaniu jest podział odpowiedzialności: nabywca technicznie wystawia fakturę, ale rozlicza się z niej sprzedawca. Jeżeli dane będą nieprawidłowe, konsekwencje podatkowe mogą dotknąć sprzedawcę, mimo że to nie on wprowadził fakturę do systemu. Dlatego tak ważne są jasne zasady w umowie i dobrze ustawione uprawnienia w KSeF.
Warto też pamiętać o wyjątkach dla podmiotów zagranicznych bez NIP, żeby nie wprowadzać do KSeF faktur, które powinny być wystawiane poza systemem. Dobrą praktyką jest konsultacja z doradcą podatkowym lub księgowym, zanim firma zdecyduje się na samofakturowanie, zwłaszcza gdy transakcje mają charakter międzynarodowy.
