Spis treści
Czym jest integracja Fakturownia + KSeF
Fakturownia to internetowy system do wystawiania faktur, który rozwija pełną integrację z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF). Dzięki tej integracji faktury wystawione w Fakturowni mogą być automatycznie zamieniane na faktury ustrukturyzowane w formacie XML i wysyłane bezpośrednio do KSeF, a system zwraca numer KSeF, status oraz urzędowe poświadczenie odbioru.
Jeśli korzystasz z Fakturowni jako głównego systemu fakturowego, to ona odpowiada za poprawność danych, format XML oraz komunikację z KSeF, a sklep internetowy czy inne integracje, na przykład WooCommerce, dostarczają tylko dane o zamówieniach. Dzięki temu niezależnie od tego, czy faktura powstanie ręcznie w panelu Fakturowni, czy automatycznie z wtyczki WooCommerce, może zostać w ten sam sposób wysłana do KSeF.
Co przygotować przed włączeniem KSeF w Fakturowni
Przed uruchomieniem integracji warto upewnić się, że dane firmy w Fakturowni są poprawne, w szczególności NIP, adres i forma prawna, ponieważ są one przesyłane do KSeF i muszą zgadzać się z danymi w urzędzie skarbowym. Kolejny element to weryfikacja, kto w firmie ma pełne uprawnienia do reprezentowania podmiotu w KSeF. W razie potrzeby może być konieczne złożenie formularza ZAW-FA do urzędu skarbowego, żeby wyznaczyć pierwszego administratora KSeF.
Niezbędny będzie także dostęp do elektronicznego podpisu, takiego jak Profil Zaufany, podpis kwalifikowany lub pieczęć elektroniczna, ponieważ integracja Fakturowni z KSeF opiera się na podpisaniu specjalnego pliku autoryzacyjnego. Po stronie Fakturowni nie trzeba kupować dodatkowego modułu, ponieważ integracja z KSeF jest dostępna dla wszystkich kont bez dopłat, ale trzeba ją osobno włączyć i przejść proces autoryzacji.
Jak włączyć integrację KSeF w Fakturowni krok po kroku
Integrację uruchamiasz z poziomu panelu administracyjnego Fakturowni. Zaloguj się na konto firmy, przejdź do zakładki „Ustawienia”, a następnie wybierz sekcję „Integracje i dodatki”. Na liście dostępnych dodatków znajdziesz pozycję „KSeF” – kliknij ją i włącz integrację, używając przycisku „Aktywuj”.
System poprosi Cię o wybranie firmy (NIP), dla której chcesz przeprowadzić autoryzację, a następnie pozwoli pobrać specjalny plik XML z żądaniem autoryzacji. Ten plik zapisujesz na dysku komputera, podpisujesz elektronicznie, na przykład za pomocą Profilu Zaufanego lub podpisu kwalifikowanego, a potem wracasz do Fakturowni i wgrywasz podpisany plik. Po kliknięciu przycisku „Wyślij” Fakturownia połączy się z KSeF i przeprowadzi pełną procedurę autoryzacji. Gdy na ekranie zobaczysz komunikat o pomyślnej autoryzacji, integracja jest gotowa do użycia.
Automatyczne i manualne uwierzytelnienie KSeF w Fakturowni
Fakturownia oferuje dwie główne ścieżki uwierzytelnienia integracji z KSeF: automatyczną i manualną. W trybie automatycznym system generuje plik żądania autoryzacji, Ty tylko podpisujesz go elektronicznie i wgrywasz z powrotem do Fakturowni, a reszta dzieje się po stronie systemu, który sam tworzy i przechowuje potrzebne certyfikaty.
W trybie manualnym najpierw samodzielnie tworzysz w KSeF certyfikaty uwierzytelniające dla swojej firmy, pobierasz je z Aplikacji Podatnika KSeF, a następnie wgrywasz gotowe pliki do Fakturowni. Ten wariant daje pełną kontrolę nad certyfikatami i bywa wybierany przez bardziej rozbudowane organizacje lub działy IT, które zarządzają dostępami centralnie.
Tryby wysyłki faktur do KSeF: automatyczny, ręczny i hybrydowy
Po połączeniu z KSeF możesz zdecydować, w jaki sposób Fakturownia ma wysyłać faktury sprzedażowe oraz pobierać faktury kosztowe z KSeF. W ustawieniach integracji wybierasz osobno zasady dla wysyłania i pobierania dokumentów, co pozwala dopasować działanie systemu do specyfiki Twojej firmy.
Tryb automatyczny powoduje, że po zapisaniu faktury w Fakturowni system od razu wysyła dokument do KSeF, pobiera status oraz numer KSeF, a następnie może umożliwić wysłanie maila do klienta. W trybie ręcznym faktury pozostają w Fakturowni i dopiero po wybraniu odpowiednich dokumentów możesz zlecić ich wysyłkę do KSeF, co przydaje się, gdy nie wszystkie faktury chcesz raportować od razu.
Tryb hybrydowy łączy zalety obu podejść. W takim ustawieniu system automatycznie pobiera faktury kosztowe z KSeF i zapisuje je jako wydatki, natomiast faktury sprzedażowe wysyłasz do KSeF ręcznie, wybierając konkretne dokumenty. To dobre rozwiązanie w okresie przejściowym, kiedy chcesz zachować większą kontrolę nad wysyłką faktur sprzedaży.
Jak wygląda wysyłka faktur z Fakturowni do KSeF w praktyce
Na co dzień praca z KSeF w Fakturowni wygląda bardzo podobnie do dotychczasowego wystawiania faktur. Wystawiasz dokument tak jak zawsze, uzupełniasz wszystkie dane, a następnie klikasz „Zapisz” lub „Zapisz i wyślij do KSeF”, zależnie od wybranego trybu. Resztą zajmuje się system.
Po wysłaniu Fakturownia pobiera status przetworzenia, nadany numer KSeF oraz informacje potrzebne do potwierdzenia wysyłki. W podglądzie faktury możesz zobaczyć, czy dokument został poprawnie zarejestrowany w KSeF, a na wydruku pojawia się dodatkowo kod QR, który pozwala zweryfikować fakturę w systemie Ministerstwa Finansów.
Wtyczka Fakturownia WooCommerce a KSeF
Do połączenia sklepu WooCommerce z Fakturownią służy wtyczka Fakturownia WooCommerce. Łączy ona Twój sklep z kontem w Fakturowni i korzysta z oficjalnego API, aby automatycznie tworzyć klientów i faktury do zamówień WooCommerce bezpośrednio w Fakturowni.
Dla KSeF ma to kluczowe znaczenie, ponieważ faktura powstaje już w Fakturowni, a WooCommerce tylko przekazuje dane o zamówieniu. Jeśli integracja z KSeF jest w Fakturowni włączona i poprawnie skonfigurowana, faktury wygenerowane przez wtyczkę WooCommerce mogą być automatycznie lub ręcznie wysyłane do KSeF, dokładnie tak samo jak dokumenty wystawione ręcznie.
Kroki wdrożenia KSeF dla sklepu na WooCommerce z Fakturownią
Wdrożenie można podzielić na dwa główne etapy: po stronie Fakturowni oraz po stronie WordPressa i WooCommerce. Najpierw konfigurujesz integrację z KSeF w panelu Fakturowni: uruchamiasz dodatek KSeF, przechodzisz przez autoryzację (automatyczną lub manualną), a następnie decydujesz o trybie wysyłki faktur.
Drugi etap to konfiguracja wtyczki Fakturownia WooCommerce. W jej ustawieniach podajesz dane logowania lub token API do Fakturowni i określasz, kiedy mają powstawać faktury, na przykład po opłaceniu zamówienia. Po przetestowaniu integracji na kilku przykładowych zamówieniach możesz włączyć automatyczną wysyłkę faktur do KSeF w Fakturowni albo zacząć od trybu hybrydowego, wysyłając tylko wybrane dokumenty.
Od strony hostingu ważne jest, aby serwer obsługujący WordPressa był stabilny, korzystał z aktualnej wersji PHP i nie blokował połączeń wychodzących do API Fakturowni. Dzięki temu wtyczka WooCommerce będzie mogła bez problemu przekazywać dane o zamówieniach, a Fakturownia sprawnie połączy się z KSeF.
Testy w środowisku demo KSeF przed startem produkcyjnym
Fakturownia udostępnia integrację z wersją demonstracyjną KSeF, która pozwala przećwiczyć wysyłkę i odbiór dokumentów bez skutków podatkowych. To dobre miejsce, żeby sprawdzić, jak będzie wyglądała praca z KSeF z poziomu Fakturowni i wtyczki WooCommerce.
Dla środowiska demo oraz produkcyjnego autoryzację trzeba przeprowadzić osobno, ale przebieg procesu jest bardzo podobny. Dzięki temu możesz najpierw przetestować cały scenariusz na danych testowych, a dopiero później uruchomić integrację na prawdziwych fakturach swoich klientów.
Najczęstsze problemy przy wdrożeniu KSeF w Fakturowni
Do najczęstszych problemów przy wdrożeniu należą błędy wynikające z braku lub niewłaściwych uprawnień w KSeF. Objawia się to zwykle komunikatami o braku autoryzacji przy próbie wysyłki dokumentów. Aby tego uniknąć, trzeba upewnić się, że administrator KSeF został poprawnie zgłoszony w urzędzie, a w samym KSeF nadał sobie odpowiednie prawa do wysyłania i pobierania faktur.
Drugą grupą problemów są błędy w samych fakturach, na przykład brak pełnych danych nabywcy lub niezgodność z wymaganiami struktury faktury ustrukturyzowanej. Fakturownia zwykle informuje o tym w komunikatach przy wysyłce. Dodatkowo część starszych integracji e-commerce może wymagać aktualizacji, aby przekazywać pełne dane potrzebne do faktur zgodnych z KSeF, dlatego warto na etapie testów dokładnie sprawdzić, czy wszystkie pola są uzupełnione prawidłowo.
